Introduktion till Auto Invoice

Introduktion

Auto Invoice-systemet kan användas för att automatiskt skapa fakturor från order. Det vill säga, en enskild order kan automatiskt användas för att skapa en ny faktura där den nygenererade fakturan innehåller all relevant information från den ursprungliga ordern samt ytterligare information.

Ett exempel på en användbar tillämpning är när du importerar order från olika källor och vill (eller måste) exportera fakturor till ett annat system. I sådana fall kan du inte bara importera och exportera order direkt – orderna måste först "omvandlas" till fakturor. Men det är inte nödvändigtvis alla order i systemet som ska faktureras, utan endast vissa utvalda order. Det är här Auto Invoice och regler kommer in i bilden.

Illustrerat flöde

Detta är en illustration av en mycket enkel uppsättning som ger en inblick i hur Auto Invoice kan användas. Tänk dig två försäljningskanaler där order kommer in. Det finns också ett anslutet redovisningssystem dit du vill skicka fakturor. I detta fall kan du använda Auto Invoice för att automatiskt hantera detta mellan dina konfigurerade Connectorer. 

The basics

Du hittar inställningarna för Auto Invoice genom att navigera till (förutsatt att det ingår i din licens):

Settings > Sales > Order

…och där hittar du sektionen för Auto Invoice.

Reglaget Auto invoicing aktiverat används för att slå av funktionen helt. Om det är aktiverat kommer systemet kontinuerligt att skanna efter skapade eller modifierade order inom systemet och köra konfigurerade regler. Mer om detta längre ner i artikeln.

Du kan nu lägga till din första regel för att komma igång.

Regler

Anatomien av en regel

En regel kan vara antingen aktiverad eller inaktiverad. Som standard är nya regler inaktiverade tills du uttryckligen aktiverar dem. Endast aktiverade regler används i Auto Invoice-systemet när order matchas. En regel består av två huvudsakliga sektioner: Villkor och Åtgärder. Dessa är nyckelkoncept när du arbetar med regler.

Villkor

Villkor ger dig en detaljerad möjlighet att definiera vilka order som ska matcha denna regel. Du kan välja från en fördefinierad uppsättning fält och justera värdena för dessa. Endast fält med angivet värde kommer att användas för matchning, och alla konfigurerade villkor måste uppfyllas för att regeln ska tillämpas.

Åtgärder

Åtgärdsdelen av regeln ger dig möjlighet att justera hur vissa delar av fakturainnehållet ska hanteras. Alla fält från ordern kommer att kopieras till den nya fakturan där det finns en gemensam nämnare. Det finns även inställningar för fält som inte finns i ordern och därför är viktiga att definiera hur de ska behandlas.

Flera regler för flexibilitet

Du kan konfigurera ett godtyckligt antal regler och sortera dem som du vill. Kom ihåg att den första regeln som matchar en order kommer att användas, och inga efterföljande regler kommer att tillämpas. Du kan dra nytta av detta genom att strukturera dina regler på ett sätt som minimerar behovet av att skapa många regler.

I listvyn ser du de konfigurerade åtgärderna för varje regel, om du inte har skrivit en Notering på regeln – då visas den istället. Det finns också en indikator som visar om regeln är aktiverad eller inte.

Bästa praxis och avancerade funktioner

Ge dina regler en tydlig och meningsfull notering. Detta sparar tid i framtiden när du eller någon annan i organisationen behöver förstå konfigurationerna och deras syfte.

Eftersom du kan använda ordertyper som villkor och fakturatyper som åtgärd kan du skapa flöden där exempelvis återbetalningar omvandlas till kreditfakturor. Detta möjliggör hantering av både försäljnings- och återbetalningsflöden mellan exempelvis e-handel och ERP-system.